Прошу вас пересогласовать

Согласование документов в компании, как правильно настроить

Прошу вас пересогласовать

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации.

Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения.

Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи. 

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

  • Юрист направляет проект ответственным работникам;
  • Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
  • Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
  • Новая редакция повторно отправляется на согласование;
  • Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени. 

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

  • Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
  • Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
  • Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

  • простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
  • сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии. 

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

  • Администраторы;
  • Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

  • Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
  • Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
  • Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

  • направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
  • лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
  • внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

  • положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
  • отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе. 

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

  • группы задач по проекту, автору, типу;
  • персональные, делегированные, ролевые задачи;
  • сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

  • сотрудник создает документ-заявку;
  • согласует заявку руководитель данного сотрудника;
  • руководитель ИТ-службы согласует документ;
  • исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме.

Пример последовательного шаблона с условием – входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании.

Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

  • спискам документов;
  • затраченному времени;
  • статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника. 

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

  • число циклов;
  • количество просроченных задач;
  • время просрочки;
  • средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

Специалисты Первого Бита также помогут вам:

  • определить виды документов, которые требуют согласования;
  • создать шаблоны этих документов в 1С Документообороте;
  • построим для вас маршрутизацию согласования;
  • обучим сотрудников документообороту;
  • проверим корректность настроенных бизнес процессов в документообороте;
  • создадим инструкции по работе в 1С Документооборот.

Звоните нашим специалистам, они помогут настроить согласование документов в вашей компании.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a85772d256d5c99049b018e/soglasovanie-dokumentov-v-kompanii-kak-pravilno-nastroit-5e1719ebc31e4900b1af1e83

Письмо о замене одного материала на другой, просьба согласовать эту замену. Образец.Алгоритм составления. Рекомендации по действиям

Прошу вас пересогласовать

         СТРОЙПОДРЯД: ОБЩЕЕ ИНФО  

Требуется составить письмо о замене материалов (товаров) и направить его Заказчику.

Требуется получить от Заказчика ответное письмо с его согласием на замену материалов.

В этом случае, все необходимые действия для замены материалов в ходе работы выполнены, согласие сторон зафиксировано письменно. Важно.Своевременность.

Согласовательные письма должны быть сделаны ДО использования нового материала в ходе работ.

То есть даты на письмах должны предшествовать дате начала использования нового материала в ходе работ.

Ниже приведены рекомендации по составлению письма, в скомпонованном виде прописаны все обязательные составные части письма.

НаправлениеДействия, содержаниеФормулировка
СобытиеПрописать событиеВ ходе выполнения работ возникла необходимость в замене одного материала на другой
Дата событияПрописать дату (обязательно)Дата когда возникла необходимость заменить материал
Прогноз, если действия не согласованыПрописать то, что может произойти, если не согласоватьВозможны ухудшение качества результатов работ, дополнительные расходы, невозможность использовать объект и т.п.
Что надо ПодрядчикуПрописать необходимые для Подрядчика действия или результатыТребуется согласовать применение нового материала взамен “старого”, получить письменное согласие Заказчика на замену материала
Время реагирования ЗаказчикаПлюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письмаПросим согласовать замену материала до “___” _____ ____ г.
Просьбы к ЗаказчикуИли согласовать или назначить комиссию для согласованияСогласовать замену материала, либо определить (назначить) представителей, которые наряду с представителями Подрядчика, войдут в состав комиссии для определения и согласования использования иного материала
ОбоснованиеПрописать обоснование замены материалаВ ходе работ, по объективным причинам (написать по каким) необходимо заменить один материал на другой. С сохранением первоначальной функциональности либо улучшенной

Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Уникальные решения Простота реализации Ожидаемый эффект

Разумеется, можно объединять, не выделять в тексте письма или вообще не писать в письме некоторые пункты, но желательно, чтобы письмо было составлено на основании всех приведенных выше рекомендаций.

Письмо о замене материала. Шаблон.Общее инфо о письмах,правилах их составления и отправки.Перейти…Действия, если письма своевременно не отправлены,какие письма составлять в данном случае.Перейти…

Действительно очень часто возникают ситуации, когда новый материал уже использован, но его замена заранее не согласована.

Именно в письменном виде, устное согласие было, но этого оказалось недостаточно.

Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование в формате “пост-фактум”, необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное) Заказчика, так и обоснованность замены материала и т.п.

Такие разъяснения практически невозможно подготовить по шаблонам. Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.

Необходимое письмо не было сделано и не было оправленоЧто делать в данном случае,как все зафиксировать “пост-фактум”НЕТ согласования ЗАМЕНЫ  › Заказчик не согласен на замену материалов в ходе работ Как добиться от Заказчикасогласования этой заменыНеобходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта Как оформить увеличениеи получить полную оплатуНевозможно начинать работыиз-за помех разного родаЧто делать Подрядчику в этомслучае, как избежать санкций

Если Вам необходима помощь в составлении писем или в решении иных задач
МЫ ГОТОВЫ Грамотно и быстро подготовить письма, разъяснения и т.п. Подготовить ответы на претензии, разъяснения по действиям Проконсультировать, грамотно ответить на вопросыРАБОТАЕМ СО ВСЕМИРЕГИОНАМИ
РЕЗУЛЬТАТ. Решение задачи максимально быстро и с минимумом затрат
   ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ      ДИСТАНЦИОННО 

ГРАМОТНАЯ РАБОТА КОМАНДЫ ОПЫТНЫХ ЮРИСТОВ

РОСТ ДОХОДОВ Новые заказы РЕГУЛЯРНО Снизить затраты на деятельность компанииОптимизировать работу с минимальными затратами ТЕНДЕРНЫЙ КОНВЕЙЕР Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Делать заявки безошибочно и без отклоненийВыигрывать тендеры с МИНИМАЛЬНЫМ снижением ТРОЙНАЯ ВЫГОДА Набор УНИКАЛЬНЫХ преимуществ Обеспечить себя контрактами на год Уникальные алгоритмы работы с тендерами РУКОВОДСТВО СТРОЙПОДРЯД Скачать руководство БЕСПЛАТНОВсе под рукой, от инструкций до шаблоновРаботать с Заказчиком выгодно и грамотно
Основа для получения оплаты и успешной работы – грамотные и своевременные действия Подрядчика.

Действия Подрядчика в различных ситуациях, как действовать, какие письма отправлять, что требовать и т.д., пошаговые инструкции и алгоритмы. Применение данных рекомендаций позволит грамотно и БЫСТРО среагировать на ту или иную ситуацию.

  Требуется заменить один материал на другой   Надо оформить допработы по контракту  Надо увеличить объем работ   Надо увеличить сроки выполнения работ  Вместо оплаты – претензия по качеству   Отказ принимать скрытые работы  Допработы не согласованы с Заказчиком   Заказчик не является на объект  Заказчик вносит корректировки в ходе работ   Начислена пеня за просрочку  Заказчик отказывается платить вообще   Письменные претензии вместо оплаты
Образцы и шаблоны договоров. Рекомендации по их составлению и подписанию. Действия Подрядчика в ходе работ. Необходимые шаблоны, рекомендации. Своевременное оформление допработ. Что делать, если они не оформлены вовремя.
Сдача и приемка, КС-2, оплата работ. Что делать, если работы не принимают, не оплачивают.На всех стадиях, от начала работ до оплаты. Действия Подрядчика в спорных ситуациях. Изменения в смету, замена материалов и т.п.. Грамотные и своевременные действия.

Источник: http://u-nika.com/pismo_o_zamene_odnogo_materiala_na_drugoj_prosba_soglasovat_ehtu_zamenu_obrazec_rekomendacii

85 полезных фраз для деловых писем

Прошу вас пересогласовать

Недвижимость: Покупка / Продажа / Аренда / Сдать / Снять / Консультации / АН ИНФО
Сохранить информацию себе или отправить Ваше объявление в соц.сети можно просто нажав кнопки:

При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем.

Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов.

Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными.

Полезные формулировки для переписки

Начинаем  со своей цели

Начинаем с интереса адресата

«Чего пришел»

Явно

«Обтекаемо»

Проблема

Возможность

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…

Сообщаю Вам….

Довожу до Вашего сведения, что…

Прошу (Вас) выделить средства…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

В связи с  возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

Прошу оказать содействие…

Прошу Вашего содействия в…

Напоминаю (напоминаем) о…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

Считаю необходимым обсудить с Вами …

Хочу (хотим) согласовать с Вами….

Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…

Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…

Информирую (Вас) о…

Позвольте проинформировать о…

Обращаюсь к Вам в связи с…

Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

Вынуждены сообщить…

Ставим Вас в известность о…

Настоящим извещаем (Вас) о…

Уполномочен сообщить…

Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…

Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…

Предлагаем содействие в решении проблемы…

Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…

Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…

Рады (имеем честь) предложить (Вам)…

Рады сообщить о возможности…

Хотим привлечь Ваше внимание…

 Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

Конкретные действия

Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…

Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и  произвести оплату всех ранее полученных счетов за …

Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…

Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)

Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…

Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….

Требуем от… немедленного принятия мер…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…

Просим направить вашего представителя…

Заклю чение  

Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)

Ждем Вашего решения …

Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…

Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…

Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…

Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…

Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…

Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…

Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû…

Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Дополнительные формулировки

Приветствие

Прощание, заключительная фор мула вежливости

Уважаемы Иван Петрович !

Уважаемый господин министр!

Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!

Многоуважаемый… !

С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…

С благодарностью (признательностью) и уважением…

С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….

С надеждой на плодотворное сотрудничество…

Открывающая фраза – для ответов на обращения

Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)

В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….

Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….

В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…

В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…

Благодарность

Искренне  (от лица…, от имени…) благодарим…

Выражаем благодарность (признательность)…

С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…

Благодарим…Хотим поблагодарить…

Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

Упоминание о санкциях

Мы будем вынуждены:

 обратиться в судебные органы (суд)

         инициировать судебное разбирательство

         отказаться от дальнейшего сотрудничества

         пересмотреть планы (условия) сотрудничества

         поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)

         поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества

         прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям

         заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…

         заявить о несогласии с фактами…

Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…

Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…

Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

Выражение отношения

С радостью (огорчением) сообщаем…

К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

Реклама.Директ

За более подробной и актуальной информацией на текущий момент по
Недвижимости и Юридическим вопросам в городе Ярославле ( купить квартиру, дом, коттедж; сдать/снять жильё; оформить сделки купли-продажи/дарения/мены )

Вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону (4852) 932-532, +79023332532,

Viber, WhatsApp: 89023332532 или написать на электронную почту ooo_info@mail.ru (АН ИНФО), а так же отправить быстрое сообщение в Агентство недвижимости ИНФО Если Вы находитесь в Ярославле,

то можете просто заказать обратный звонок » и приехать к нам в офис

Агентства Недвижимости ИНФО г.Ярославль, Б.Октябрьская,67 »

Некоторые услуги Агентства можно заказать через сайт »

Источник: http://info.yarnet.ru/rieltor/index.php?id=155

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.